Kilpailun järjestäminen

Olisitko kiinnostunut järjestämään hyppytapahtumia omalla paikkakunnallasi Suomen Estekanit ry:n nimissä?

Kilpailut ja muut tapahtumat vaativat aina paikallisia vastuuhenkilöitä. Etänä on hyvin vaikea järjestää edes yksittäisiä tapahtumia. Järjestäminen saattaa kuullostaa hankalalta, mutta jokainen on joskus aloittanut. Kaiken ei tarvitse sujua täydellisesti - kuhan kuitenkin yrittää olla huolellinen ja ottaa oppia virheistään. On kuitenkin muistettava, että vastuuhenkilöllä on suuri vastuu - sen takia hänen tulisi olla ainakin 15 vuotta täyttänyt.

Yksi oleellisimmista asioista on kilpailupaikan löytäminen. Ulkotiloja on yleensä helppo saada (tosin tällöinkin on selvitettävä käyttölupa kaupungilta/kunnalta). Sisätiloja varten kannattaa kysellä nuorisotaloja, 4H-tiloja, kouluja jne. Vuokrat vaihtelevat laidasta laitaan. On myös huomioitava, että kilpailuradat vaativat paljon tilaa.

Kun on selvillä mahdollisia tiloja tapahtuman järjestämiselle, ota yhteyttä johonkin yhdistyksen hallituksejäseneen. Luonnollisesti yhdistyksen hallituksen tulee olla tietoinen kaikista tapahtumaan liittyvistä asioista. Hallituksen täytyy myös esimerkiksi arvioida, ettei tilan vuokra ole liian kallis. Hallituksen kautta saat myös tietoon yhdistyksen pankkitilin viitenumeron tapahtumaa varten.

Yhdistyksellä on omia esteitä, mattoja ja muita kilpailutarvikkeita. Tällä hetkellä niitä löytyy Helsingistä (Seija Salminen), Hämeenlinnasta (Hanna Sinkkilä), Turusta (Leea Mäkelä) ja Jyväskylästä (Suvi Santala). Toki myös yksityisten ihmisten esteitä yms. tarvikkeita saa tapahtumissa käyttää, kunhan ne ovat turvallisia. Mikäli kuitenkin tarvitsisit yhdistyksen tarvikkeita, ota yhteyttä lähimpään "varastoon" taikka kysy neuvoa joltakin hallituksen jäseneltä.

Myös palkintojen tilaaminen hoidetaan jonkun hallituksen jäsenen kautta. Huomioi, että Rosetin (ruusukefirma, jota yhdistys käyttää) toimitusaika on ainakin kolme viikkoa.

Kun kaikki on kunnossa, voit tehdä kilpailumainoksen. Sen tulee olla hallituksen käsiteltävänä kolmen päivän ajan ennen kuin sen saa julkaista. Tapahtuman jälkeen hoidat kulukorvausasiat yhdistyksen rahastonhoitajan kanssa (esim. tuomarien matka- ja ruokakulut, buffetostokset kuittia vastaan jne.). Lisäksi sinun on tehtävä kilpailupöytäkirja ja lähetettävä se pöytäkirjojen arkistoijalle.

Lisätietoa: Suomen Estekani ry. - Kilpailun järjestäminen

© 2012 Suomen Estekanit ry.
Kuvat ovat tekijänoikeuslain suojaamat. Kopiointi ehdottomasti kielletty.
Otsikon kuva © Iida A